Orion VvE Beheer
Orion VvE Beheer is een groot voorstander van ‘Het Nieuwe Werken’ (HNW) (In het kort) Het Nieuwe Werken is de katalysator van een ‘stille revolutie’. Het is onder andere een verzamelnaam van diverse manieren van slimmer, efficiënter, milieuvriendelijk en kostenbesparend werken. In dit kader en tot de samenwerking met uw VvE zal Orion VvE beheer zoveel mogelijk informatie digitaal aanleveren en zal zoveel mogelijk gebruik worden gemaakt van E-mail. Tevens krijgt u gratis toegang tot onze Orion VvE web-based software applicatie waar alle documenten zijn opgeslagen.
Administratief/Financieel beheer
Ledenadministratie
Bijhouden ledenregister (VvE leden)
Berekenen en innen ledenbijdrage
Aanmaken/verzenden van facturen ten behoeve van zakelijke eigenaren.
Inschrijven Kamer van Koophandel actueel houden.
Opstellen en handhaven inkasso procedure.
Verstrekken overzichten van ledenbijdrage.
Op aanvraag gegevens verstrekken voor individuele leden.
Financiele administratie
Beoordelen ontvangen facturen.
Betalingen verrichten van de door een bestuurder gefiatteerde facturen.
Vastleggen ontvangsten en uitgaven, het voeren van de administratie.
Opstellen jaarstukken, balans en exploitatierekening.
Opstellen begroting.
Signaleren van begrotingsoverschrijdingen.
Opstellen meerjarenbegroting bij aanwezigheid van een meerjarenonderhoudsplan.
Opstellen reservefonds per eigenaar ten behoeve van de belastingdienst.
Technisch beheer
Meerjarenonderhoudsplanning
Het aanvragen van offertes voor het laten opstellen van een meerjarenonderhoudsplanning (MJOP). (De NEN 2767 norm is een voorschrift voor een gestandaardiseerde werkwijze)
Adviseren in de keuze betreffende opsteller van het plan.
Begeleiden van het opstellen van het MJOP.
Beoordelen opgestelde onderhoudsplan.
Het agenderen en laten uitvoeren van een actualisatie van het MJOP (eens per 3-5 jaar dit i.v.m. het actueel houden van het plan)
Verwerken uitkomsten in de meerjarenbegroting.
Overleg met het bestuur inzake het MJOP.
Planmatig onderhoud
Aan de hand van het MJOP agenderen van het noodzakelijk onderhoud.
Aan de hand van het MJOP opstellen van technische specificaties.
Uitbesteden service werkzaamheden (denk aan schoonmaakwerkzaamheden, liftonderhoud ed.)
Opvragen offertes voor te verrichten werkzaamheden.
Adviseren in keuze van aannemers/ leveranciers.
Begeleiden besprekingen inzake onderhoud VvE met de geselecteerde uitvoerder van de werkzaamheden.
Overige werkzaamheden
Afstemming met en goedkeuring vragen bij lokale overheden.
Het bestuur inlichten omtrent de vordering van werkzaamheden.
Het aannemen van storingen en onderhoudsklachten door de individuele eigenaar.
Het bespreken van de offertes in de algemene ledenvergadering met een advies van Orion VvE Beheer.
Het laten uitvoeren van de werkzaamheden zoals overeengekomen tussen VvE en de contractpartij op basis van geaccordeerde offerte.
Bestuurlijk beheer
Vergaderen
Organiseren en/of bijwonen van een bestuursvergadering (maximaal 2 uur, maximaal 1 per jaar.)
Algemene ledenvergadering bestuurlijk voorbereiden en de agenda opstellen.
Stemmingen voorbereiden, toesturen, vergaderstukken, notuleren van de vergadering.
Bepalen quorum in verband met de besluitvorming en het bewaken van uitgebrachte stemmen.
Organiseren en/of bijwonen van de jaarvergadering (maximaal 2 uur.)
Concept notulen met besluitenlijst en actiepunten naar de leden verzenden.
Toezicht op het naleven van de bepalingen uit de splitsingsakte, modelreglement en het huishoudelijk reglement voor het nemen van rechtsgeldige besluiten in de vergadering
Overig beheer
Archiveren vergaderstukken, notulen, volmachten, besluitenlijst ed.
Laten ondertekenen gebruikersverklaringen.
Informeren van leden/aanschrijven van nieuwe leden.
Verzekeren
De verzekeringen controleren, een en ander volgens de wettelijke voorschriften.
Het doen taxeren van het pand.
Toezien op een appartementenclausule en waarde indexering van het pand.
Het doen verzekeren tegen wettelijke aansprakelijkheid van het bestuur.
Het doen verzekeren van een rechtsbijstand en eventueel andere risico's.
Contractbeheer
Beheren servicecontracten.
Toezien op de uitvoering onderhoudscontracten en de tijdigheid daarvan.
Digitaliseren van de VvE
Inzien van de volgende gegevens.
Stamgegevens van de VvE.
Leden van de VvE.
Bewoners van een complex (een bewoner behoeft geen VvE lid te zijn!)
Notulen algemene ledenvergadering.
Documentenbeheer splitsingakte, verzekeringpolis, reglement, correspondentie ed.
Jaarstukken en andere verslaglegging.
Contracten met leveranciers.
Schadevastlegging en schade opvolging.
Contacten leden met Orion VvE beheer,